Lập kế hoạch truyền thông: Khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin

Chuỗi bài viết về các kỹ năng cần thiết đối với người làm truyền thông chuyên nghiệp

Phần 1: Kỹ năng nắm bắt và tổng hợp thông tin

Hầu hết các nhân viên PR mà tôi đã từng tuyển dụng đều, hoặc là rụt rè hoặc là thẳng thắn, hỏi xin  một "mẫu kế hoạch truyền thông", kể cả những người đã từng có kinh nghiệm làm việc ở một vài công ty PR trước đó hay những em sinh viên chỉ mới bước chân ra khỏi trường đại học.

Lớp học thêm toán thầy Trường tổng hợp:

Trung tâm học toán Thầy Trường mở các lớp học toán các bậc phụ huynh tham khảo tại đây: học thêm toán 12, học thêm toán 11, học thêm toán 10, học thêm toán 9 , luyện thi vào 10, học thêm toán 8 , học thêm toán 7, học thêm toán 6.

Thực ra ngay cả khái niệm PR là gì, có khá nhiều người chưa từng đọc, chưa từng học, thậm chí chưa  từng tìm hiểu, chứ chưa nói đến khái niệm hay cách thức viết, thực hiện một chiến dịch/ kế hoạch truyền thông như thế nào.

Lập kế hoạch truyền thông: Phần 1 - Khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin

Tuy nhiên, công việc trong một công ty truyền thông chuyên nghiệp lại luôn yêu cầu nhân viên PR phải viết các bản kế hoạch này, gửi cho những người (là khách hàng của họ, nhưng lại) đã từng tiếp xúc với rất nhiều bản tư vấn kế hoạch truyền thông từ các công ty truyền thông chuyên nghiệp, từ những người làm truyền thông chuyên nghiệp liên tục gửi tới. Đây là một thử thách hết sức lớn, nhất là cho những người mới bước chân vào nghề, chưa có kiến thức về lĩnh vực, chưa chuẩn bị được tư duy hệ thống, tư duy phân tích, tư duy chiến lược và tư duy sáng tạo.

Trước khi đi vào giới thiệu với các bạn đâu là một "mẫu" kế hoạch truyền thông (mà tôi chỉ dám gọi là "tạm ổn", vì sẽ không có một mẫu hoàn hảo nào, và thực tế thì mỗi một kế hoạch truyền thông được viết ra lại có hình thức, nội dung... vô cùng khác nhau, chúng khác nhau giữa kế hoạch này sang kế hoạch khác, giữa khách hàng này sang khách hàng khác, thậm chí là khác nhau bởi chính cá tính của người viết), tôi muốn đề cập tới những "hành trang" mà bạn cần chuẩn bị trước khi bắt tay vào viết một kế hoạch truyền thông. Những hành trang đó là gì?

Khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin

Một cách lý tưởng và chuyên nghiệp, thì mỗi một công ty PR chỉ nên tập trung vào một lĩnh vực cụ thể nào đó. Ví dụ, công ty A tập trung vào tư vấn cách doanh nghiệp trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, công ty B tập trung vào lĩnh vực y tế, sức khỏe cộng đồng, công ty C tập trung vào hệ thống siêu thị, nhà hàng... Hay một công ty có thể tập trung vào một vài lĩnh vực như ngân hàng, tài chính, bất động sản, công nghệ... Chứ không nhất thiết một công ty PR - Truyền thông chuyên nghiệp phải cung cấp dịch vụ cho tất cả các khách hàng cần đến dịch vụ PR.

Tuy nhiên, điều này ở Việt Nam gần như là chưa thể (tôi không nói là không thể), bởi vì yêu cầu về PR đặc thù cho từng lĩnh vực ở Việt Nam chưa thực sự cao, bản thân người yêu cầu dịch vụ lẫn người cung cấp dịch vụ chưa đặt vấn đề này lên hàng thứ nhất. Do đó, một công ty PR ở Việt Nam vẫn có thể cung cấp dịch vụ cho đa dạng khách hàng, cho dù đó là nhà sản xuất hàng tiêu dùng, hay một công ty công nghệ cao, hay một bệnh viện tư nhân, hay một nhà sản xuất máy bay... Điều này đặt người làm PR ở Việt Nam vào một thử thách hết sức lớn.

Bạn sẽ hỏi vấn đề tôi vừa nêu ra có liên quan gì tới hàng trang đầu tiên của người làm PR là khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin? Vấn đề nằm ở chỗ, nếu như một chuyên gia PR làm tại công ty Carter Ryley Thomas (công ty được xếp hàng đầu trong những công ty PR tốt nhất để làm việc trên thế giới), chỉ tập trung vào một hoặc tối đa là bốn lĩnh vực: Corporate, Consumer, Health, Interactive, thì bạn, một PR Executive tại Việt Nam, bạn phải là như tư vấn cho khách hàng trong tất cả các lĩnh vực. Đâu là sự khác biệt lớn lao này?

Thứ nhất, các chuyên gia PR (ví dụ như đến từ CRT nói trên), họ là những nhà hoạt động truyền thông, những người hoạt động trong lĩnh vực hàng tiêu dùng hay y tế lâu năm, họ có kiến thức nền tảng về những lĩnh vực này, họ có "lịch sử" kiến thức về lĩnh vực này và hàng ngày, hiện nay là hàng phút (nếu bạn chịu có tìm đọc blog của các chuyên gia tại công ty này, bạn sẽ thấy họ cập nhật so với thế giới như thế nào) họ cập nhật về lĩnh vực của họ. Do đó, các chuyên gia làm việc trong những lĩnh vực này coi họ như những người bạn, những nguồn tham khảo, những chuyên gia tư vấn mỗi khi họ gặp vấn đề.

Còn với chúng ta? Lứa PR được đào tạo một cách bài bản đầu tiên ở Việt Nam chưa ra lò, những người được đào tạo ở nước ngoài chuyên nghiệp về lĩnh vực này và hiện đang lãnh đạo các công ty PR chuyên nghiệp ở Việt Nam đếm được trên đầu ngón tay, những người được đào tạo bài bản ở nước ngoài, nhưng chưa trở thành lãnh đạo doanh nghiệp, cũng chỉ vừa mới về nước, còn lại, là những người tự học, tự tổng hợp, tự rút kinh nghiệm thương đau từ thực tế, những người vừa mới bước chân vào nghề, mọi kiến thức còn lộn xộn, nhầm lẫn, những người mặc dù đã kinh qua vài công ty PR vẫn chưa hiểu bản chất quy trình, công việc PR... Vậy thì, trừ một vài giám đốc các công ty PR, những người được học hành chuyên nghiệp từ nước ngoài về, là có thể trở thành "bạn", thành "nguồn tham khảo", thành "nhà tư vấn" thực sự cho các vấn đề của khách hàng (tuy nhiên, phải nhắc lại là, không phải ở tất cả mọi lĩnh vực), còn số còn lại, chúng ta sẽ xoay sở thế nào trong việc theo đuổi và giữ chân khách hàng?

Hành trang đầu tiên mà bạn phải chuẩn bị, xin nhắc lại, đó chính là khả năng nắm bắt và tổng hợp thông tin. Khả năng này sử dụng vào nghề PR và cụ thể là lập kế hoạch truyền thông như thế nào?

Đó là, trong vòng vài ngày, thậm chí vài giờ, bạn phải có khả năng nắm bắt sơ bộ toàn bộ thông tin cơ bản về một lĩnh vực, một ngành hàng nào đó. Nếu khách hàng của bạn nằm trong khu vực tài chính, ngân hàng, bạn phải (tìm mọi cách, việc này hoàn toàn do bạn, không có một chỉ dẫn cụ thể, riêng biệt nào cho việc tìm kiếm thông tin, đơn giản nhất là "Just Google It!") nạp đủ thông tin, tổng hợp chúng, phân tích chúng, để chỉ ra cho khách hàng của bạn thấy "Họ đang ở đâu" trên thị trường ngân hàng tài chính.

Đơn giản nhất bạn có thể sử dụng mô hình SWOT để giúp chính bạn và khách hàng của bạn xác định vị trí này. Mô hình này có thể rất quen thuộc với các sinh viên khối ngành kinh tế, nhưng với các bạn học báo chí, ngoại ngữ, và các ngành khác, đây là chìa khóa cho các bạn: S - Strength, W - Weakness, O - Opportunity, T - Threat.

Theo Infonet